Referat Promocji, Estetyzacji i Komunikacji Społecznej Urzędu Miasta Rumi zaprasza do złożenia oferty na produkcję drugiego sezonu serialu dokumentalnego o historii miasta pt. „Świadkowie historii”.

1. Zamawiający:

Gmina Miejska Rumia z siedzibą: 84-230 Rumia, ul. Sobieskiego 7

2. Opis przedmiotu zamówienia:

Gmina Miejska Rumia zamierza wyprodukować drugi sezon serialu dokumentalnego o historii miasta. Serial „Świadkowie historii” będzie się składał z 24 odcinków. Emisja serialu odbędzie się na miejskim kanale YouTube. Wykonawca zobowiąże się również do umieszczenia serialu na specjalnych nośnikach elektronicznych. 

Przedmiot zapytania obejmuje:

Kompleksową produkcję serialu dokumentalnego „Świadkowie historii” w okresie od stycznia do grudnia 2020 roku (opracowanie koncepcji scenariuszy 24 odcinków serialu, nagranie serialu, postprodukcję). Umieszczenie serialu na 15 specjalnie oznakowanych nośnikach w grudniu 2020.

Liczba odcinków: 24

Częstotliwość: 2 odcinki miesięcznie

Wymaga się, aby każdy odcinek spełniał następujące warunki techniczne:

– długość każdego odcinka: od 5 do 50 minut

– jakość: full HD

– podkład dźwiękowy + muzyka

– posiadał intro i outro

– forma to wywiad z najstarszymi mieszkańcami Rumi lub reportaż historyczny o najstarszych mieszkańcach Rumi

Zamawiający wymaga od Wykonawcy:

– posiadania wiedzy i doświadczenia niezbędnego do wykonania przedmiotu zamówienia

– dysponowania odpowiednim potencjałem technicznym i osobowym zdolnym do wykonania przedmiotu zamówienia

– przygotowanie scenariusza każdego odcinka

– prowadzenia wszystkich etapów zlecenia w ścisłej komunikacji z Zamawiającym

– napisania tekstów

– przygotowania scenografii

– zapewnienia niezbędnego sprzętu

– wykonania zdjęć video, selekcję scen, montaż oraz synchronizację podkładu dźwiękowego z obrazem

– wyboru prowadzącego każdy odcinek

– zapewnienia lektora

– przekazania praw do muzyki, wizerunku aktorów (jeżeli będą zaangażowani) i gotowych odcinków serialu

– uzyskania zezwolenia osób, których wizerunki zostały utrwalone w materiale, na ich rozpowszechnianie

– umieszczenia logotypów przekazanych przez Zamawiającego w każdym odcinku serialu  

– umieszczenia zrealizowanego serialu na 15 pendrivach. Każdy z nośników będzie posiadał logotypy wskazane przez Zamawiającego. 

3. Prawa autorskie

W cenie usługi Wykonawca zapewni przekazanie praw autorskich i pokrewnych do serialu na wszystkich polach eksploatacji. Przeniesienie praw autorskich nie będzie ograniczone czasowo ani terytorialnie.

4. Opis sposobu przygotowania oferty:

Ofertę sporządzoną wg załączonego wzoru, w formie elektronicznej należy składać za pomocą platformy zakupowej.

5. Termin i miejsce składania ofert:

Oferty należy złożyć do 9.12.2019 r., do godz. 12:00.

6. Wymagany termin realizacji przedmiotu zapytania ofertowego:

Termin realizacji przedmiotu zapytania ofertowego jest od 1.01.2020 r. do 31.12.2020 r.

W każdym miesiącu Wykonawca jest zobowiązany dostarczyć 2 odcinki serialu, które zostały zaakceptowane przez Zamawiającego.

Gmina Miejska Rumia zastrzega sobie prawo do odwołania procedury wyłonienia Wykonawcy w każdym momencie jej trwania bez podania wcześniej przyczyny. Ponadto Zlecający zastrzega sobie prawo do zakończenia postępowania bez wyboru Wykonawcy.

7. Opis kryteriów wyboru najkorzystniejszej oferty:

Ocena ofert zostanie przeprowadzona w oparciu o następujące kryteria oraz ich wagę:

1)     Cena przedmiotu zamówienia – 40%

2)     Scenariusz – 60%

Sposób obliczenia punktów w kryterium cena:

           Cena najniższej złożonej oferty

PC= ---------------------------------------- X 100 X 40 %

            Cena badanej oferty

PC oznacza ilość punktów w kryterium cena

Sposób obliczenia punktów w kryterium scenariusz:

Punkty za kryterium „scenariusz” zostaną przyznane zgodnie z tabelą:

  0   Nie spełnia oczekiwań Zamawiającego
10   W małym stopniu spełnia oczekiwania Zamawiającego
20   W dużym stopniu spełnia oczekiwania Zamawiającego
30   W całości spełnia oczekiwania Zamawiającego
40   Powyżej oczekiwań Zamawiającego

                              Ilość punktów badanej oferty

PS= ---------------------------------------- -----------------------------------X 100 X 60 %

            Ilość punktów badanej  oferty z największą ilością punktów

Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, która uzyska najwyższą liczbę punktów (suma punktów) w kryteriach cena i scenariusz.

8. Informacje dotyczące wyboru najkorzystniejszej oferty

O wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający zawiadomi oferentów mailem lub telefonicznie. 

9. Wynagrodzenie za wykonanie przedmiotu zapytania ofertowego

Dopuszcza się możliwość miesięcznego rozliczenia za wykonanie przedmiotu umowy.

Zapłata za wykonanie przedmiotu zamówienia nastąpi przelewem, w terminie do 25 dni od dnia złożenia faktury/rachunku oraz dokonania odbioru przedmiotu zamówienia na wskazane na fakturze/rachunku przez Wykonawcę konto bankowe. Podstawą do zapłaty będą prawidłowo złożone faktury VAT/rachunki wystawione przez Wykonawcę. Wykonawca za wykonane zamówienie będzie zobowiązany do wystawienia faktur/rachunków zawierających wskazane przez Zamawiającego dane.

10. Osoba uprawniona do kontaktów w sprawie zapytania ofertowego

Anna Borys –  kierownik Referatu Promocji, Estetyzacji i Komunikacji Społecznej,

pokój 113, tel. 58 679 66 01

promocja@rumia.eu

11. Informacje dodatkowe

Niniejsze zapytanie ofertowe nie stanowi oferty w rozumieniu Kodeksu Cywilnego. Niniejsze postępowanie nie podlega przepisom ustawy z 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych.

Z Wykonawcą, który zostanie wyłoniony w procedurze „Zapytania ofertowego”, zostanie zawarta umowa na wykonanie czynności, o których mowa w niniejszym zapytaniu. 

12. Załącznik do zapytania ofertowego:

a)     Załącznik nr 1 – Wzór oferty

b)     Załącznik nr 2 – Wzór scenariusza

c)     Załącznik nr 3 – Oświadczenia Wykonawcy w zakresie wypełnienia obowiązków informacyjnych przewidzianych w art. 13 lub art. 14 RODO