ZAPYTANIE OFERTOWE

na doposażenie stanowisk komputerowych w monitory i stopy regulacyjne

Swadzim 23.01.2024

1             Wstęp

Grupa Muszkieterów jest największą siecią sklepów w Polsce, działającą w formule franczyzowej, zrzeszającą niezależnych przedsiębiorców w dwóch kategoriach: supermarketów spożywczych pod szyldem Intermarche oraz sklepów "dom i ogród" pod szyldem Bricomarche.

Na terenie Polski Grupa Muszkieterów posiada łącznie 381 sklepy, w tym 186 Intermarche oraz 195 Bricomarche, trzy centra logistyczne zlokalizowane w Swadzimiu, Mysłowicach oraz Sosnowcu, sześć składów budowlanych oraz 69 stacji paliw działających przy wybranych sklepach.

Centrala Grupy Muszkieterów mieści się w Swadzimiu, k. Poznania, gdzie zlokalizowane są siedziby tzw. spółek centralnych, odpowiedzialnych za koordynację i wsparcie działalności spółek prawa handlowego prowadzących sklepy Intermarche oraz Bricomarche.

https://muszkieterowie.pl/o-nas/struktura-firmy-w-polsce/

2             Informacje dotyczące przedmiotu zamówienia

1.    Przedmiotem niniejszego zapytania ofertowego jest wybór dostawcy odpowiedzialnego za dostarczenie, monitorów z regulacją wysokości oraz stopy regulacyjnej. Pełna specyfikacja znajduje się w dalszej części zapytania.

2.    Zamawiający:

„ITM POLSKA” sp. z o.o., Swadzim, ul. Św. Mikołaja 5, 62-080 Tarnowo Podgórne

3.    „ITM Polska” sp. z o.o. z siedzibą w Swadzimiu, zwana dalej „Zamawiającym”, jest spółką odpowiedzialną za zarządzanie procesem rozwoju sieci supermarketów Intermarche i supermarketów Bricomarche.  W niniejszym zapytaniu reprezentuje interesy spółki OSTREWKA sp. z o.o., będącą spółką technologiczną zapewniającą usługi IT dla Grupy Muszkieterów.

4.    Niniejszy dokument jest przeznaczony dla firm, które zostały zaproszone do udziału w postępowaniu ofertowym i pozostaje własnością Zamawiającego. Kopiowanie oraz rozpowszechnianie tego dokumentu, wraz z zawartymi w nim informacjami, w całości lub w części, w dowolnej formie, wymaga uprzedniej pisemnej zgody Zamawiającego. Zamawiający posiada prawo do żądania zwrotu wszystkich kopii niniejszego dokumentu w każdym momencie.

3             Zastrzeżenia

1.      Postępowanie prowadzone jest z zachowaniem zasady uczciwej konkurencji, efektywności, jawności i przejrzystości.

2.      Do niniejszego zapytania nie mają zastosowania przepisy Ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo Zamówień Publicznych.

3.      Odpowiedź oferenta na zapytanie ofertowe nie zobowiązuje Zamawiającego do akceptacji tej odpowiedzi w całości lub jej części, ponadto treść art. 68(2) Kodeksu cywilnego nie ma zastosowania, dopóki nie zostanie podpisana umowa handlowa albo złożone wyraźne oświadczenie woli.

4.      Do przyjęcia oferty nie mają zastosowania ogólne przepisy prawa dotyczące milczącego przyjęcia oferty, co oznacza konieczność potwierdzenia Zamawiającego w formie co najmniej dokumentowej.

5.      Niniejsze zapytanie ofertowe nie jest podstawą do dochodzenia jakichkolwiek roszczeń w stosunku do Zamawiającego lub innych spółek należących do Grupy Muszkieterów w Polsce, wynikających z podjęcia decyzji lub działań w procesie składania ofert. W szczególności niniejsze zapytanie ofertowe nie stanowi oferty w rozumieniu art. 66 i n. KC.

6.      Akceptacja odpowiedzi Oferenta na zapytanie ofertowe nie powoduje żadnego zobowiązania Spółki „ITM Polska” w stosunku do potencjalnego Oferenta, dopóki nie zostanie podpisana umowa handlowa albo złożone wyraźne oświadczenie woli Spółki „ITM Polska” zawarciu umowy w trybie ofertowym;

7.      „ITM Polska” zastrzega sobie prawo do wycofania zapytania w dowolnym czasie.

8.      „ITM Polska” zastrzega sobie prawo do wyboru więcej niż jednego Dostawcy usług objętych niniejszym zapytaniem;

9.      Ostatecznie oferta musi być podpisana przez osobę / osoby upoważnione do reprezentowania firmy, a w przypadku podpisania jej przez ustanowionego pełnomocnika, należy dostarczyć pełnomocnictwo podpisane przez osobę/osoby uprawnione do reprezentacji, w języku polskim. Podpisaną ofertę w pliku pdf należy załączyć do postępowania na Platformie Zakupowej Open Nexus.

10.   Propozycja finansowa musi być zgodna z przedstawionymi tabelami cenowymi, przy czym przyjmuje się, że oferenci mogą przedstawić dodatkowe informacje, które uznają  za niezbędne do zrozumienia ich ofert.

11.   Przedstawiona oferta musi zawierać wszystkie elementy pod względem formy i treści wyszczególnione w zapytaniu ofertowym, nadawać się do przyjęcia bez konieczności składania kontroferty przeciwnym przypadku Zamawiający zastrzega sobie prawo do niezorganizowania spotkania w celu przedstawienia oferty

12.   Zamawiający zastrzega możliwość prowadzenia rozmów z wybranymi oferentami. 

13.   Wydatki poniesione przez Oferenta w związku z przygotowaniem oferty i odpowiedzią na zapytanie ofertowe (tzw. koszty przedstawienia oferty) obciążają wyłącznie Oferenta.

4             Wymagania dotyczące oferenta

1.      Oferent powinien wykazywać wiedzę oraz posiadanie doświadczenia w zakresie realizacji przedmiotu zamówienia, a także posiadać odpowiedni potencjał techniczny i wykonawczy.

2.      Oferent zobowiązuje się do dostarczania asortymentu określonego w zapytaniu ofertowym oraz zapewnienia opieki serwisowej/gwarancji dla zakupionych urządzeń

5             Warunki udziału w postępowaniu

1.      Ostatecznym i decydującym dokumentem jest wersja sporządzona w języku polskim, zgodnie z obowiązującym prawem polskim,

2.      Oferent jest zobowiązany do złożenia oświadczenia potwierdzającego posiadanie odpowiednich możliwości finansowych i ekonomicznych, wiedzy, doświadczenia, uprawnień oraz zasobów (technicznych i osobowych) niezbędnych do pomyślnego wykonania przedmiotu zamówienia.

3.      Wymagane załączniki do oferty: Załącznik nr 2 - Kwestionariusz Dostawcy,  aktualne dokumenty rejestracyjne firmy: bieżący odpis dokumentacji KRS/CEIDG, NIP, REGON

6             Założenia techniczne do oferty

6.1. Zapotrzebowanie dotyczy:

- 392 stopy regulacyjne;

- 435 monitorów z możliwością regulacji wysokości;

Ilości +/-15% - do czasu dostawy ilości mogą się delikatnie zmienić

6.2. Parametry:

Stopy regulacyjne – jako wzór został przyjęty model Digitus Stojak biurkowy na monitor 15” – 27” (DA-90346)  - prosimy o zaproponowanie takiego modelu lub o zbliżonych parametrach.

Konieczne dostarczenie 1 stopy do sprawdzenia czy jest solidna; czy nie opada samoczynnie itp.

Gwarancja – 24 miesiące

Monitory – około 24 cale, rozdzielczość 1920 x 1080, technologia LED, złącza HDMI, DisplayPort, regulacja wysokości (PIVOT), jako opcja prosimy również o wycenę monitorów 27 calowych

Dotychczas sprawdzone przez nas marki to Dell, HO, IIYAMA lub prosimy o wycenę monitorów o podobnych parametrach.

Gwarancja – 36 miesięcy (door to door)

Monitory poleasingowe -  do rozważenia po otrzymaniu oferty, pod warunkiem, że będzie to jedna marka i jeden określony model

Gwarancja – 12 miesięcy

6.3. Serwis:

Prosimy o podanie warunków serwisowych zarówno dla nowego jak i poleasingowego sprzętu

6.4. Umowa

Umowa na dostawę sprzętu będzie na spółkę Ostrewka, natomiast faktury wystawiane będą bezpośrednio na poszczególne spółki w określonych poniżej ilościach:

6.5. Dostawa

Możliwość dostarczenia sprzętu w 3 partiach, nie później jednak niż do końca kwietnia 2024 r.

6.6. Termin płatności

Minimum 21 dni – preferowane 30 dni

7             Organizacja i zasady wypełniania dokumentów

7.1         Formalizowanie odpowiedzi

1.      Oferta powinna być zatytułowana „Doposażenie stanowisk komputerowych w monitory i stopy reglacyjne”

2.      W swoich odpowiedziach oferenci proszeni są o podanie następujących informacji:

a)  Prezentacja firmy

b)  W Załączniku nr 1 należy podsumować wszystkie elementy finansowe oferty

c)   Projekt umowy

1.     Oferent przygotuje propozycję w oparciu o wytyczne wynikające z przekazanych materiałów oraz zgodnie z najlepszą wiedzą wymaganą od profesjonalisty, a także obowiązującymi przepisami.

2.     Informacje związane z postępowaniem Oferent przedstawi poprzez Platformę Zakupową Open Nexus, uzupełniając wskazane pola oraz obligatoryjnie przygotowując Załącznik 1 - cennik w formacie MS Excel.

3.     Pola tabel muszą być wypełnione wymaganymi wartościami, nie dopuszcza się odesłań do innych części oferty lub załączników oferty. Oferty, których wersje elektroniczne zostaną dostarczone w innych formatach niż wymagane nie będą rozpatrywane;

8         Kryteria oceny ofert

Przy ocenie ofert usług będą brane pod uwagę wymienione poniżej kryteria:

1.       Cena (waga: 85%)

oceniana będzie całkowita kosztorysowa cena oferty dostawcy obejmująca koszt zakupu i gwarancji

2.       Wsparcie serwisowe (waga: 10%):

Dostawca powinien zapewnić odpowiednie wsparcie serwisowe

3.      Czas dostawy (waga: 5%):

Oceniana będzie gotowość dostawcy do dostarczenia urządzeń

9         Terminy związane z postępowaniem

10          Miejsce składania ofert oraz pytania do treści zapytania ofertowego

1.      Oferent jest zobowiązany do przekazania oferty w wersji elektronicznej za pośrednictwem Platformy Zakupowej Open Nexus

2.      W przypadku pytań:

a.   merytorycznych, proszę o kontakt poprzez przycisk w prawym dolnym rogu formularza Platformy Zakupowej Open Nexus "Wyślij wiadomość”

b.   pytania związane z obsługą platformy, proszę kierować do Centrum Wsparcia Klienta Platformy Zakupowej Open Nexus od poniedziałku do piątku w dni robocze, w godzinach od 8:00 do 17:00., tel. 22 101 02 02e-mail: cwk@platformazakupowa.pl

3.      Wiadomości z Platformy Zakupowej mają charakter informacyjny.

11          Załączniki

1.    Załącznik 1 – Cennik

2.    Załącznik 2 – Kwestionariusz Dostawcy