Zapytanie ofertowe

KPRM-III.062.1.17.2024

Zwracam się z zapytaniem ofertowym o złożenie oferty cenowej. Zamówienie nie podlega ustawie zgodnie z art. 2 ust. 1 pkt. 1 ustawy z 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych.

Zamawiający:

Miasto Poznań

Biuro Koordynacji Projektów i Rewitalizacji Miasta

Pl. Kolegiacki 17, 61-841 Poznań

    1. Opis przedmiotu zamówienia:

1) W ramach realizacji zadań Biura Koordynacji Projektów i Rewitalizacji Miasta Urzędu Miasta Poznania planuje się zlecenie zamówienia polegającego na wykonaniu i dostawie materiałów promocyjnych z symbolami Miasta.

Przedmiotem zamówienia jest wykonanie oraz dostawa w jednej partii pod adres na terenie Poznania wskazany przez Zamawiającego:

- 500 szt. długopisów BIC Style z niebieskim tuszem wraz ze znakowaniem (grafika nr 1),

- 500 szt. długopisów BIC Style z czarnym tuszem wraz ze znakowaniem (grafika nr 1),

- 500 szt. ołówków BIC Evolution Ecolutions Eraser z gumką wraz ze znakowaniem (grafika nr 1),

- 500 szt. kredy wraz ze znakowaniem na kartoniku (grafika nr 2),

- 500 szt. kredek Bambino wraz ze znakowaniem (grafika nr 3),

- 800 szt. notesów szytych A5 ze znakowaniem (grafika nr 1 i 4),

- 300 szt. ściereczek z mikrofibry do okularów wraz ze znakowaniem (grafika nr 3),

- 200 szt. składane siedziska wraz ze znakowaniem (grafika nr 4).

2)      Do zakresu zamówienia w szczególności należy m.in.:

a)      wykonanie wizualizacji materiałów promocyjnych na podstawie otrzymanych grafik i przesłanie ich do akceptacji Zamawiającego,

b)      wykonanie wydruku próbnego niżej wskazanych produktów:

         - ściereczki do okularów,

         - składanego siedziska,

c)      wykonanie materiałów promocyjnych zgodnie ze specyfikacją,

d)      dostawa w jednej partii pod adres wskazany w zamówieniu przez Zamawiającego. 

Jeżeli nie posiadają Państwo w swojej ofercie wszystkich wymienionych produktów prosimy o przesłanie ofert częściowych.

3)      Specyfikacja produktu:

- długopis BIC Style z niebieskim tuszem

• BIC Style, biały korpus i biała zatyczka, tusz niebieski, 
• logo full color,

- długopis BIC Style z czarnym tuszem

• BIC Style, biały korpus i czarna zatyczka, tusz czarny, 
• logo czarne,

- ołówek BIC Evolution

• ołówek BIC Evolution Ecolitions Eraser,
• logo full color,

- kreda

• ilość kolorów: 4,
• opakowanie: kartonik,
  
• produkt w typie modelu V7343,
  
• znakowane na kartoniku w kolorze,
  

- kredki Bambino

• kredki Bambino St. Majewski z glinki- kartonik,
• opakowanie: kartonik, wymiary 4,5 x 9 cm,
• liczba kredek w opakowaniu: 6 (jeżeli jest możliwość, Zamawiający chciałby dokonać wyboru kolorów kredek),
• znakowanie: full color 4+0

- notes szyty A5

• notes szyty u góry z okładką i perforacją,
• rozmiar A5 pion (148 x 210 mm),
• ilość stron: 50,
• okładka: zgodna z przedstawionym projektem (grafika nr 1 i 4),
• technologia wykonania:

           - ilość kart 2 + 50, 

           - kreda mat 350 g (okładka); 

           - offset 90 g (wnętrze); 

           - druk 4/0 (okładka przód i tył); 

           - 4/0 (wnętrze); 

           - folia mat 1/0 (okładka przód i tył); 

           - karty notesu szyte od góry; 

           - 1 linia perforacji 5 mm od łączenia,

           - zadruk kartek: kropki.

- ściereczki z mikrofibry do okularów 

• materiał: mikrofibra o gramaturze 200g/m2,
• wymiary: 17 x 18 cm,
• znakowanie: full color,
  

- składane siedzisko

• dwie warstwy materiału + warstwa izolacyjna w środku,
• tkanina impregnowana (wodoodporna), 
  
• gumka służąca do złożenia,
  
• wymiary: 40 x 40 cm,
• znakowanie full color na górnej stronie siedziska, dolna strona w jednolitym kolorze,
• przykładowy produkt w załączniku nr 5.
  

Grafiki stanowiące załączniki do zapytania ofertowego chronione są prawem autorskim i mogą być wykorzystane przez wyłonionego Wykonawcę tylko i wyłącznie w celu realizacji przedmiotowej umowy. Wykonawca nie ma prawa odstępować grafiki innym podmiotom.

Grafiki bez znaków wodnych zostaną przesłane wybranym Wykonawcom.

4) Adres dostawy:

Miasto Poznań

Biuro Koordynacji Projektów i Rewitalizacji Miasta

Izabela Burchacka

pl. Kolegiacki 17

61-841 Poznań

tel. 61 878 4911

   2.     Wspólny Słownik Zamówień (CPV)

   39294100-0 Artykuły informacyjne i promocyjne

   22462000-6 Materiały reklamowe

   30190000-7 Różny sprzęt i artykuły biurowe

    3. Termin wykonania zamówienia:

 Zgodnie z ofertą Wykonawcy, dostawa w terminie 14 dni od daty zaakceptowania projektu.

    4. Opis kryteriów wyboru oferty najkorzystniejszej:

 Cena całkowita brutto: 100 %

    5. Opis sposobu przygotowania oferty:

    1) Niniejsze postępowanie prowadzone jest w języku polskim.

    2) Wykonawcy ponoszą wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty.

    3) Dokumenty sporządzone w języku obcym składa się wraz z tłumaczeniem na język polski.

    4) Oferta i wszystkie inne wymagane oświadczenia muszą być złożone poprzez wypełnienie interaktywnego formularza poniżej.

    5) Każdy Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę w odpowiedzi na Zapytanie ofertowe.

    6) Wykonawcy składają ofertę zgodnie ze wszystkimi wymaganiami określonymi w Zapytaniu ofertowym.

    7) Opis sposobu obliczenia ceny oferty:

    a) Cena netto + podatek VAT = cena brutto

    b) Cena podana w formularzu musi obejmować całkowity koszt wykonania przedmiotu zamówienia oraz wszelkie koszty towarzyszące, konieczne do poniesienia przez Wykonawcę z tytułu realizacji zamówienia i uwzględniać wszystkie czynności związane z prawidłową i terminową realizacją zamówienia.

    c) Ostateczna cena zadeklarowana w ofercie musi zawierać prawidłową stawkę podatku VAT oraz musi być wyrażona w złotych z dokładnością do setnych części złotego, tj. do drugiego miejsca po przecinku.

    d) Obowiązująca stawka podatku VAT 23 %.

    6. Zasady płatności:

Zapłata zostanie dokonana z zastosowaniem mechanizmu podzielonej płatności, przelewem do 21 dni od dnia otrzymania prawidłowo wystawionej faktury na rachunek bankowy wykonawcy podany na fakturze. Jeżeli wskazany przez wykonawcę na fakturze rachunek bankowy nie jest rachunkiem rozliczeniowym i nie został umieszczony na białej liście podatników VAT, zamawiający informuje wykonawcę o wstrzymaniu płatności do czasu przedłożenia prawidłowego numeru rachunku rozliczeniowego.

Zamawiający nie ponosi odpowiedzialności za płatność po terminie określonym  w zamówieniu spowodowaną brakiem możliwości dokonania płatności z zastosowaniem mechanizmu podzielonej płatności w szczególności związanym z brakiem właściwego rachunku rozliczeniowego na fakturze. Termin płatności uważa się za zachowany w dniu obciążenia rachunku bankowego zamawiającego.

Zamawiający nie wyraża zgody na otrzymywanie faktur w formie elektronicznej na innych zasadach niż określone w ustawie z dnia 9 listopada 2018 roku o elektronicznym fakturowaniu w zamówieniach publicznych, koncesjach na roboty budowlane lub usługi oraz partnerstwie publiczno-prywatnym (Dz. U. z 2020r., poz.711). Przy wystawianiu faktur elektronicznych należy stosować numer GLN wymagany do identyfikacji wykonawcy.

    7. Opis procedury:

    1) Po otwarciu ofert Zamawiający dokona oceny złożonych ofert, zgodnie z pkt 4 niniejszego zapytania. Następnie Zamawiający zbada jedynie ofertę, która zostanie najwyżej oceniona.

    2) Zamawiający może zwrócić się o uzupełnienie lub wyjaśnienie treści złożonych dokumentów, poprawić omyłki rachunkowe, pisarskie, inne.

    3) W przypadku stwierdzenia przez Zamawiającego braku spełniania warunków udziału w postępowaniu przez Wykonawcę, który otrzymał najwyższą ilość punktów zgodnie z kryteriami oceny ofert, Zamawiający może zbadać kolejną ofertę.

    4) Zamawiający przewiduje pisemne negocjowanie z wykonawcami cen i innych elementów realizacji przedmiotu zamówienia na równych zasadach, zapewniając porównywalność złożonych ofert.

    5) Zamawiający może unieważnić postępowanie bez podania przyczyny.

    8. Klauzula informacyjna z art. 13 i 14 Rozporządzenia o ochronie danych osobowych RODO

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i ust. 2 i art. 14 ust. 1 i ust. 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), dalej RODO informuję, iż:

    1) Administratorem danych osobowych jest Prezydent Miasta Poznania z siedzibą przy placu Kolegiackim 17, 61-841 Poznań.

    2) Wyznaczono inspektora ochrony danych, z którym można się kontaktować poprzez e-mail: iod@um.poznan.pl lub pisemnie na adres: plac Kolegiacki 17, 61-841 Poznań.

    3) Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. e RODO w związku z wykonaniem zadania realizowanego w interesie publicznym wynikającego z art. 43 i 44 ustawy o finansach publicznych, tj. wybór najkorzystniejszej oferty w związku z przeprowadzeniem postępowania o udzielenie zamówienia, wyłączonego spod regulacji ustawy Prawo zamówień publicznych.

    4) Pani/Pana dane zostały przekazane Administratorowi bezpośrednio przez Panią/Pana albo udostępnione Administratorowi przez Wykonawcę.

    5) Dane po zrealizowaniu celu, dla którego zostały zebrane, będą przetwarzane do celów archiwalnych i przechowywane przez okres niezbędny do zrealizowania przepisów dotyczących archiwizowania danych obowiązujących u Administratora.

    6) Osoby, których dane dotyczą, mają prawo do:

    a) dostępu do swoich danych osobowych;

    b) żądania sprostowania danych, które są nieprawidłowe;

    c) wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych – z przyczyn związanych ze szczególną sytuacją osób, których dane są przetwarzane;

    d) żądania usunięcia danych, gdy:

    • dane nie są już niezbędne do celów, dla których zostały zebrane,

    • dane przetwarzane są niezgodnie z prawem,

    • po wniesieniu sprzeciwu, jeśli nie występują nadrzędne prawnie uzasadnione podstawy  przetwarzania;

    e) żądania ograniczenia przetwarzania, gdy:

    • osoby te kwestionują prawidłowość danych,

    • przetwarzanie jest niezgodne z prawem, a osoby te sprzeciwiają się usunięciu danych,

    • Administrator nie potrzebuje już danych osobowych do celów przetwarzania, ale są one potrzebne osobom, których dane dotyczą, do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń,

    • osoby te wniosły sprzeciw wobec przetwarzania danych – do czasu stwierdzenia nadrzędnych interesów Administratora nad podstawę takiego sprzeciwu.

    7) Ma Pani/Pan prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego, którym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

    8) Podanie danych osobowych jest warunkiem wzięcia udziału w postępowaniu

o udzielenie zamówienia wyłączonego spod regulacji ustawy Prawo zamówień publicznych.

    9) Dane osobowe nie będą przetwarzane w sposób opierający się wyłącznie

na zautomatyzowanym podejmowaniu decyzji, w tym profilowaniu.

    10) Odbiorcami Pani/Pana danych będą podmioty upoważnione do odbioru danych osobowych na podstawie przepisów prawa lub zawartych z administratorem umów, w tym podmioty zajmujące się obsługą informatyczną administratora.

    9. Oświadczenie o wypełnieniu obowiązków informacyjnych RODO

Złożenie oferty przez Wykonawcę jest równoznaczne ze złożeniem oświadczenia, że wypełnił obowiązki informacyjne przewidziane w art. 13 lub art. 14 Rozporządzenia o ochronie danych osobowych RODO wobec osób fizycznych, od których dane osobowe bezpośrednio lub pośrednio pozyskał w celu ubiegania się o udzielenie zamówienia publicznego w niniejszym postępowaniu.

    10. Oświadczenie o niepodleganiu wykluczeniu w zw. z agresją na Ukrainę

Złożenie oferty przez Wykonawcę jest równoznaczne ze złożeniem oświadczenia, że nie podlega wykluczeniu na podstawie art. 7 ust. 9 w zw. z ust. 1 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego.

Zgodnie z art. 233 § 1 i § 6 kodeksu karnego, za składanie fałszywych oświadczeń zawierających nieprawdę lub zatajających prawdę, mających służyć za dowód w postępowaniu sądowym lub w innym postępowaniu prowadzonym na podstawie ustawy, grozi odpowiedzialność karna w wymiarze od 6 miesięcy do 8 lat pozbawienia wolności.

    11. Zapoznanie się z treścią zapytania ofertowego i załącznikami

Wykonawca poprzez złożenie oferty oświadcza, że zapoznał się z treścią zapytania ofertowego wraz z załącznikami, których postanowienia w pełni akceptuje.

W przypadku pytań:

    • merytorycznych, należy skontaktować się z Zamawiającym poprzez przycisk "Wyślij wiadomość do zamawiającego" lub pod nr tel. 61 878 4911. 

    • związanych z obsługą platformy, należy skontaktować się z Centrum Wsparcia Klienta platformy zakupowej Open Nexus czynnym od poniedziałku do piątku w dni robocze, w godzinach od 8:00 do 17:00, tel. 22 101 02 02, e-mail: cwk@platformazakupowa.pl

Załączniki:

1. Grafika nr 1 

2. Grafika nr 2

3. Grafika nr 3

4. Grafika nr 4

5. Przykład siedziska