Nr sprawy: KPRM-II.041.1.2024

Zapytanie ofertowe

1. Opis przedmiotu zamówienia:

Przedmiotem zamówienia jest sporządzenie wniosku o dofinansowanie, studium wykonalności oraz pozostałej dokumentacji na potrzeby aplikowania o dofinansowanie projektu polegającego na wprowadzeniu nowych funkcjonalności na stronach poznan.pl oraz Biuletynu Informacji Publicznej Miasta Poznania, w ramach działania 1.4 "Rozwój e-usług i e-zasobów publicznych w ramach ZIT" Programu Operacyjnego Fundusze Europejskie dla Wielkopolski 2021-2027.

Opis projektu oraz wzór umowy z wybranym wykonawcą znajdują się w załącznikach.

Do obowiązków Wykonawcy należeć będzie sporządzenie dokumentów niezbędnych do aplikowania (dokumentacji aplikacyjnej) w ww. konkursie, tj.:

- wniosku o dofinansowanie,

- studium wykonalności,

- dodatkowej dokumentacji (jeśli dotyczy),

W ramach dodatkowej dokumentacji, o której mowa w ust. 1 powyżej, do obowiązków Wykonawcy należeć będzie sporządzenie (jeśli dotyczy): analizy potrzeb, załącznika dot. oddziaływania na środowisko oraz zasady DNSH, a także przygotowanie wniosku do uzyskania zaświadczenia organu odpowiedzialnego za monitorowanie obszarów Natura 2000 i wniosku do uzyskania deklaracji organu odpowiedzialnego za gospodarkę wodną.  Finalna lista dokumentów niezbędnych do złożenia aplikacji będzie wynikała z regulaminu konkursu, a ostateczny ich kształt znany będzie na etapie ogłoszenia konkursu w ramach działania FEWP.01.04.

Dokumentacja aplikacyjna musi wpisywać się w Szczegółowy Opis Priorytetów Programu Fundusze Europejskie dla Wielkopolski 2021-2027 i Kryteria Wyboru Projektów w zakresie Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego (EFRR) w ramach Programu Fundusze Europejskie dla Wielkopolski 2021-2027 – aktualna dokumentacja jest dostępna na stronie https://wrpo.wielkopolskie.pl/.

Dokumentacja aplikacyjna musi być zgodna z wytycznymi oraz Regulaminem Konkursu, które będą ogłoszone przez instytucję grantodawczą w terminie wynikającym z aktualnie obowiązującego harmonogramu  naboru wniosków opublikowanego na stronie internetowej: https://wrpo.wielkopolskie.pl/dowiedz-sie-wiecej-o-programie/funduszeeuropejskie-dlaWielkopolski-2021-2027/harmonogram-naborow-wnioskow-2

2. Termin wykonania zamówienia:

Zgodnie ze wzorem umowy (par. 2 ust. 1):

1)    Wniosek o dofinansowanie – do 60 dni kalendarzowych od ogłoszenia rozpoczęcia naboru w ramach działania FEWP.01.04,

2)    Studium wykonalności – do 45 dni kalendarzowych od ogłoszenia rozpoczęcia naboru w ramach działania FEWP.01.04,

3)    Dodatkowa dokumentacja, o której mowa w §1 ust. 2 wzoru umowy – w czasie niezbędnym na uzyskanie prawidłowego zaświadczenia i deklaracji przez Zamawiającego, pozwalającym na ich załączenie do formularza wniosku o dofinansowanie w terminie przewidzianym harmonogramem naboru wniosków, o którym mowa w §1 ust. 5 (Zamawiający w trakcie realizacji umowy poinformuje Wykonawcę o ostatecznym terminie, kiedy ta dokumentacja powinna zostać dostarczona). Gotowe załączniki dot. oddziaływania na środowisko, zasady DNSH oraz analiza potrzeb (jeśli dotyczy) powinny być dostarczone Zamawiającemu na co najmniej 7 dni przed upływem terminu złożenia wniosku aplikacyjnego o uzyskanie dofinansowania w konkursie, o którym mowa w § 1 ust. 3 wzoru umowy.

3. Warunki udziału w postępowaniu oraz sposób ich weryfikacji:

O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy:

1)    W czasie od 1.01.2018 r. sporządzili studium wykonalności przynajmniej 4 projektów, które uzyskały dofinansowanie w wysokości przynajmniej 500 000 zł każdy.

W celu potwierdzenia spełnienia ww. warunku Wykonawca zobowiązany jest przedstawić:

a.    wykaz projektów, dla których sporządził studium wykonalności na wzorze stanowiącym załącznik do niniejszego zapytania ofertowego,

b.    referencje od podmiotów, na rzecz których wykonał ww. dokumentację aplikacyjną, odnoszące się do danych zawartych w tabeli,

2)    oświadczą, że nie podlegają wykluczeniu na podstawie art. 7 ust. 1 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego (Dz.U. 2023 poz. 129).

W celu potwierdzenia spełnienia warunku należy wpisać „oświadczam” w odpowiedniej rubryce.

3)    zapoznali się z treścią Wzoru umowy, której postanowienia w pełni akceptują.

W celu potwierdzenia spełnienia warunku należy wpisać „akceptuję” w odpowiedniej rubryce.

Zgodnie z art. 233 § 1 i § 6 kodeksu karnego, za składanie fałszywych oświadczeń zawierających nieprawdę lub zatajających prawdę, mających służyć za dowód w postępowaniu sądowym lub w innym postępowaniu prowadzonym na podstawie ustawy, grozi odpowiedzialność karna w wymiarze od 6 miesięcy do 8 lat pozbawienia wolności.

4. Opis kryteriów wyboru oferty najkorzystniejszej:

Jedynym kryterium oceny ofert będzie ich cena brutto. Zamówienie zostanie udzielone Wykonawcy, który zaproponuje w ramach oferty najniższą cenę.

 5. Opis sposobu przygotowania oferty:

1) Niniejsze postępowanie prowadzone jest w języku polskim.

2) Wykonawcy ponoszą wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty.

3) Dokumenty sporządzone w języku obcym składa się wraz z tłumaczeniem na język polski.

4) Oferta i wszystkie inne wymagane oświadczenia muszą być złożone poprzez wypełnienie interaktywnego formularza poniżej.

5) Każdy Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę w odpowiedzi na Zapytanie ofertowe.

6) Wykonawcy składają ofertę zgodnie ze wszystkimi wymaganiami określonymi w Zapytaniu ofertowym.

7) Opis sposobu obliczenia ceny oferty:

a) Cena netto + podatek VAT = cena brutto

b) Cena podana w formularzu musi obejmować całkowity koszt wykonania przedmiotu zamówienia oraz wszelkie koszty towarzyszące, konieczne do poniesienia przez Wykonawcę z tytułu realizacji zamówienia i uwzględniać wszystkie czynności związane z prawidłową i terminową realizacją zamówienia.

c) Ostateczna cena zadeklarowana w ofercie musi zawierać prawidłową stawkę podatku VAT oraz musi być wyrażona w złotych z dokładnością do setnych części złotego, tj. do drugiego miejsca po przecinku.

d) Obowiązująca stawka podatku VAT 23%.

6. Zasady płatności:

Zgodnie z par. 4 wzoru umowy.

7. Miejsce, termin i forma składania ofert:

Oferty należy składać do dnia 21.02.2024 do godz. 9:00 za pośrednictwem Platformy zakupowej poprzez wypełnienie interaktywnego formularza.

8. Opis procedury:

1) Po otwarciu ofert Zamawiający dokona oceny złożonych ofert, zgodnie z pkt 4 niniejszego zapytania. Następnie Zamawiający zbada jedynie ofertę, która zostanie najwyżej oceniona.

2) Zamawiający może zwrócić się o uzupełnienie lub wyjaśnienie treści złożonych dokumentów, poprawić omyłki rachunkowe, pisarskie, inne.

3) W przypadku stwierdzenia przez Zamawiającego braku spełniania warunków udziału w postępowaniu przez Wykonawcę, który otrzymał najwyższą ilość punktów zgodnie z kryteriami oceny ofert, Zamawiający może zbadać kolejną ofertę.

4) Zamawiający przewiduje pisemne negocjowanie z wykonawcami cen i innych elementów realizacji przedmiotu zamówienia na równych zasadach, zapewniając porównywalność złożonych ofert.

5) Zamawiający może unieważnić postępowanie bez podania przyczyny.

9. Klauzula informacyjna z art. 13 i 14 Rozporządzenia o ochronie danych osobowych RODO

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i ust. 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), dalej RODO, informuję, iż:

1) Administratorem danych osobowych jest Prezydent Miasta Poznania z siedzibą przy placu Kolegiackim 17, 61-841 Poznań.

2) Wyznaczono inspektora ochrony danych, z którym można się kontaktować poprzez e-mail: iod@um.poznan.pl lub pisemnie na adres: plac Kolegiacki 17, 61-841 Poznań.

3) Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. e RODO w związku z wykonaniem zadania realizowanego w interesie publicznym wynikającego z art. 43 i 44 ustawy o finansach publicznych, tj. wybór najkorzystniejszej oferty w związku z przeprowadzeniem postępowania o udzielenie zamówienia, wyłączonego spod regulacji ustawy Prawo zamówień publicznych.

4) Pani/Pana dane zostały przekazane Administratorowi bezpośrednio przez Panią/Pana albo udostępnione Administratorowi przez Wykonawcę

5) Dane po zrealizowaniu celu, dla którego zostały zebrane, będą przetwarzane do celów archiwalnych i przechowywane przez okres niezbędny do zrealizowania przepisów dotyczących archiwizowania danych obowiązujących u Administratora.

6) Osoby, których dane dotyczą, mają prawo do:

a)    dostępu do swoich danych osobowych

b)   żądania sprostowania danych, które są nieprawidłowe

c)  wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych – z przyczyn związanych ze szczególną sytuacją osób, których dane są przetwarzane

d)   żądania usunięcia danych, gdy:

·         dane nie są już niezbędne do celów, dla których zostały zebrane

·         dane przetwarzane są niezgodnie z prawem

·         po wniesieniu sprzeciwu, jeśli nie występują nadrzędne prawnie uzasadnione podstawy  przetwarzania

e)    żądania ograniczenia przetwarzania, gdy:

·         osoby te kwestionują prawidłowość danych

·         przetwarzanie jest niezgodne z prawem, a osoby te sprzeciwiają się usunięciu danych

·         Administrator nie potrzebuje już danych osobowych do celów przetwarzania, ale są one potrzebne osobom, których dane dotyczą, do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń

·         osoby te wniosły sprzeciw wobec przetwarzania danych – do czasu stwierdzenia nadrzędnych interesów Administratora nad podstawę takiego sprzeciwu.

7) Ma Pani/Pan prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego, którym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

8) Podanie danych osobowych jest warunkiem wzięcia udziału w postępowaniuo udzielenie zamówienia wyłączonego spod regulacji ustawy Prawo zamówień publicznych.

9) Dane osobowe nie będą przetwarzane w sposób opierający się wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu.

10) Odbiorcami Pani/Pana danych będą podmioty upoważnione do odbioru danych osobowych na podstawie przepisów prawa lub zawartych umów z administratorem, w tym podmioty zajmujące się obsługą informatyczną administratora.

10. Oświadczenie o wypełnieniu obowiązków informacyjnych RODO

Złożenie oferty przez Wykonawcę jest równoznaczne ze złożeniem oświadczenia, że wypełnił obowiązki informacyjne przewidziane w art. 13 lub art. 14 Rozporządzenia o ochronie danych osobowych RODO wobec osób fizycznych, od których dane osobowe bezpośrednio lub pośrednio pozyskał w celu ubiegania się o udzielenie zamówienia publicznego w niniejszym postępowaniu.

11. Kontakt z Zamawiającym:

W przypadku pytań merytorycznych, należy skontaktować się z Zamawiającym poprzez przycisk "Wyślij wiadomość do zamawiającego".

W przypadkach związanych z obsługą platformy, należy skontaktować się z Centrum Wsparcia Klienta platformy zakupowej Open Nexus czynnym od poniedziałku do piątku w dni robocze, w godzinach od 8:00 do 17:00, tel. 22 101 02 02, e-mail: cwk@platformazakupowa.pl