ZAPYTANIE OFERTOWE

1.B02 FISKALIZACJA MYJNI

Zakup drukarek fiskalnych online specjalnych /vendingowych wraz ze wdrożeniem i wsparciem dla myjni przy sklepach Grupy Muszkieterów w Polsce (Intermarche, Bricomarche)

Data: 14.07.2022

1.    Wstęp

Grupa Muszkieterów jest franczyzową siecią handlową zrzeszającą 371 sklepów, w tym 190 supermarketów spożywczych Intermarche oraz 181 supermarketów typu „dom i ogród” Bricomarche, Grupa posiada również 69 stacji benzynowych funkcjonujących przy wybranych sklepach oraz około 80 myjni różnych producentów, w różnych konfiguracjach stanowisk (od 1 do 8) oraz wersjach (modułowe oraz kontenerowe) zlokalizowanych przy sklepach Intermarche oraz Bricomarche. Każdy ze sklepów jest niezależną spółką zarządzaną przez jej właściciela. Rolą centrali jest zapewnienie wsparcia w funkcjonowaniu sklepów.

https://muszkieterowie.pl

2.    Informacje dotyczące zapytania ofertowego

„ITM Polska” sp. z o.o. z siedzibą w Swadzimiu jest spółką zarządzającą rozwojem supermarketów Intermarche i Bricomarche, reprezentująca w niniejszym postępowaniu spółkę SCA PETROLE Polska  sp. z o.o. zaprasza Oferenta do złożenia oferty na zakup drukarek fiskalnych online specjalnych / vendingowych z wyświetlaczem wraz ze wdrożeniem i wsparciem dla myjni przy sklepach Grupy Muszkieterów w Polsce (Intermarche, Bricomarche) w zakresie i na warunkach określonych w niniejszym dokumencie.

Zamawiający bierze udział w postępowaniu ofertowym jako pośrednik w negocjacjach jednolitych warunków zakupowych dla spółek prawa handlowego prowadzących działalność gospodarczą w postaci stacji benzynowych], które dokonywać będą zamówień bezpośrednich u Oferenta i bezpośrednio z Oferentem rozliczać wykonane zamówienie.

Dokument jest przeznaczony dla firm zaproszonych do postępowania ofertowego na dostarczenie dokumentacji związanej z zapytaniem dla:

SCA PETROLE Polska  sp. z o.o.

Swadzim, ul. Św. Mikołaja 5

62-080 Tarnowo Podgórne

Niniejszy dokument stanowi własność Zamawiającego.

Kopiowanie i rozpowszechnianie tego dokumentu, jak również informacji w nim zawartych, w całości lub częściowo, w jakiejkolwiek formie, bez uprzedniej zgody Zamawiającego wyrażonej pod rygorem nieważności na piśmie jest zabronione. Zamawiający ma prawo zażądać, w dowolnym momencie, zwrotu wszystkich kopii niniejszego dokumentu.

3.    Przedmiot zapytania

Przedmiotem zapytania jest przestawienie oferty na zakup drukarek fiskalnych online specjalnych / vendingowych z wyświetlaczem wraz, wymaganymi komponentami, oprogramowaniem oraz instalacja i utrzymanie jak również określenie możliwości przeprowadzania przez Oferenta serwisu oferowanego rozwiązania zgodnie z zapytaniem wykorzystywanego na myjniach.

4.    Cel dokumentu

Celem postępowanie jest zakup drukarek fiskalnych online specjalnych / vendingowych z wyświetlaczem wraz z wdrożeniem oraz wsparciem dla myjni przy sklepach Grupy Muszkieterów w Polsce, tj. Intermarche i Bricomarche.

Biorąc powyższe pod uwagę poszukujemy rozwiązania wyłącznie spełniającego wymagania określone m.in.  przepisami:

"Rozporządzenie ministra rozwoju, pracy i technologii z dnia 12 września 2021 r. w sprawie wymagań technicznych dla kas rejestrujących" – załącznik „rozporządzenie 12 09 2021”.

Rozporządzenie ministra rozwoju, pracy i technologii z dnia 12 września 2021 r. w sprawie wymagań technicznych dla kas rejestrujących, wyróżnia tzw. kasy o zastosowaniu specjalnym, czyli kasy, których konstrukcja i program pracy kasy uwzględniają szczególne zastosowanie tych kas i odpowiadają szczególnym wymaganiom technicznym określonym w rozporządzeniu, związanym ze szczególnymi formami prowadzenia ewidencji sprzedaży lub sprzedaży określonych towarów i usług lub potrzebą współpracy kasy z innymi urządzeniami niezbędnymi do stosowania w danym rodzaju działalności, obejmujące m.in. kasy umieszczane w urządzeniach do automatycznej sprzedaży towarów i usług – należy przyjąć, iż kasy zamontowane na myjniach samoobsługowych wpisują się w tą definicję. Tego rodzaju kasa może nie wystawiać paragonu fiskalnego i paragonu fiskalnego anulowanego w postaci papierowej, a jedynie w wersji elektronicznej, pod warunkiem wyświetlania na wyświetlaczu dla nabywcy pozycji paragonu dotyczących sprzedaży określonych w § 22 pkt 31) ww. Rozporządzenia, przez nie mniej niż 30 sekund lub do czasu rozpoczęcia kolejnej sprzedaży. Zgodnie z treścią ww. § 22 pkt 31) kasa powinna wyświetlać kod graficzny QR text zgodny z normą ISO/IEC 18004:2015, zawierający kolejno oddzielone średnikiem dane:

a) numer unikatowy,

b) numer identyfikacji podatkowej (NIP) podatnika,

c) datę sprzedaży,

d) numer kolejny paragonu,

e) łączną wartość sprzedaży brutto,

f) łączną wysokość podatku należnego,

g) typ formy płatności,

 h) nazwę formy płatności.

oraz spełniać warunki środowisko-techniczne myjni.

W związku z projektem rozporządzenia Ministerstwa Finansów, które nakłada obowiązek fiskalizacji transakcji na myjniach samoobsługowych oraz odkurzaczach przedstawiam listę kluczowych kwestii jakie musza spełniać urządzenia:

1.     Drukarka fiskalna specjalna (bez papieru),

2.     Łączność online z KAS (krajowa Administracja skarbowa),

3.     Odporność na warunki atmosferyczne,

4.     Czytelny wyświetlacz z możliwością skanu kodu QR,

5.     Homologacja wymagana prawem dla tego typu urządzeń.

Każde stanowisko myjni samoobsługowej jak również stanowiska odkurzaczy samoobsługowych powinno posiadać własną kasę fiskalną.

5.    Warunki udziału w postępowaniu

1.     Ofertę należy przygotować w języku polskim. Wiążącą wersją językową zapytania ofertowego jest dokument zapytania sporządzony w języku polskim. W przypadku, gdyby powstały tłumaczenia dokumentu zapytania w innym języku albo negocjacje językowe odbywały się w innym języku niż język polski, rozstrzygająca znaczenie ma zawsze wersja zapytania sporządzona w języku polskim oraz przepisy obowiązujące prawodawstwie polskim.

2.     Wykonawca powinien:

a.   posiadać uprawniania do wykonywania działalności lub czynności, jeśli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania.

b.  posiadać wiedzę i doświadczenie w zakresie dotyczącym realizacji przedmiotu zamówienia

c.   dysponować odpowiednim potencjałem technicznym oraz osobami zdolnymi do wykonywania zamówienia.

3.     Wykonawca oświadcza, że znajduje się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonywanie przedmiotu zamówienia. 

4.     Obligatoryjne załączniki do oferty: Kwestionariusz Dostawcy ( Kwestionariusz 1.B02 ), aktualne dokumenty rejestrowe firmy: aktualny odpis dokumentacji KRS/CEIDG, NIP, REGON,  polisa ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej.

6.    Zastrzeżenia

1.   Postępowanie prowadzone jest przy zastosowaniu zasady konkurencyjności, tj. z zachowaniem zasady uczciwej konkurencji, efektywności, jawności i przejrzystości.

2.   Do niniejszego zapytania ofertowego nie mają zastosowania przepisy Ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. Prawo Zamówień Publicznych.

3.   Do obowiązków Oferenta w zakresie w zakresie obowiązku zachowania poufności zastosowanie będzie miała umowa o zachowaniu poufności. Oferenci będą poproszeni o podpisanie umowy o zachowaniu poufności w dalszym etapie postepowania.

Zapytanie nie jest podstawą do dochodzenia jakichkolwiek roszczeń w stosunku do spółki „ITM Polska” sp. z o.o. z siedzibą w Swadzimiu lub innych spółek należących do Grupy Muszkieterów w Polsce, w tym SCA PETROLE Polska  sp. z o.o.  wynikających z podjęcia decyzji lub działań w procesie składania ofert.

4.   Wydatki poniesione przez Oferenta w związku z przygotowaniem oferty i odpowiedzią na zapytanie ofertowe (tzw. koszty przedstawienia oferty) nie są zwracane przez spółkę „ITM Polska”.

5.   Odpowiedź Oferenta na zapytanie ofertowe nie zobowiązuje Zamawiającego do akceptacji tej odpowiedzi w całości lub jej części, ponadto treść art. 682 Kodeksu cywilnego nie ma zastosowania.

6.   „ITM Polska” zastrzega sobie prawo do wycofania zapytania w dowolnym czasie.

7.   Akceptacja odpowiedzi Oferenta na zapytanie ofertowe nie powoduje żadnego zobowiązania Zamawiającego w stosunku do potencjalnego Oferenta dopóki nie zostanie złożone wyraźne oświadczenie woli Zamawiającego o przyjęciu oferty.

8.   Termin ważności oferty musi wynosić: 90 dni.

9.    Warunki płatności :

a.     Termin płatności – nie krótszy niż 30 dni od daty dostarczenia poprawnie wystawionej faktury VAT w przypadku istniejących placówek handlowych Zamawiającego oraz obligatoryjnie 45 dni w przypadku nowo otwieranych placówek handlowych Zamawiającego.

b.     Płatność będzie realizowana przelewem po zrealizowaniu zamówienia oraz kompleksowo wykonanej usługi wraz z uruchomieniem oraz po podpisaniu dokumentu odbioru usługi (odebranie ostatecznego produktu usługi).

c.      Zakup planujemy przeprowadzić rozłożony w czasie w zależności od możliwości realizacji i dostosowania zmian na myjniach przy sklepach Intermarche i Bricomarche do 01 października 2022r.

8.    Wymagania dotyczące oferty

1.   Oferta powinna być zatytułowana „Zakup drukarek fiskalnych online specjalnych / vendingowych z wyświetlaczem wraz ze wdrożeniem i wsparciem dla myjni przy sklepach Grupy Muszkieterów w Polsce (Intermarche, Bricomarche)”.

2.   Oferent przygotuje propozycję w oparciu o wytyczne wynikające z  przekazanych materiałów oraz zgodnie z najlepszą wiedzą ekspercką, a także obowiązującymi przepisami.

3.   Informacje związane z postepowaniem Oferent przedstawi poprzez Platformę Zakupową Open Nexus, uzupełniając wskazane pola.

4.   Pola tabel muszą być wypełnione wymaganymi wartościami, nie dopuszcza się odesłań do innych części oferty lub załączników oferty. Oferty, których wersje elektroniczne zostaną dostarczone w innych formatach niż wymagane nie będą rozpatrywane.

5.   Oferent zobowiązany jest załączyć do oferty karty katalogowe oraz atest proponowanych produktów / rozwiązań.

6.   Wykonawca zapewni serwis i magazyn części zamiennych na terenie Polski.

7.   Prezentacja sprzętu przedstawionego przez Oferenta na wstępnym etapie

8.   Przedstawiona oferta musi zawierać wszystkie elementy wyszczególnione w zapytaniu ofertowym, nadawać się do przyjęcia bez konieczności składania kontroferty. Do przyjęcia oferty nie mają zastosowania ogólne przepisy prawa dotyczące milczącego przyjęcia oferty, co oznacza konieczność potwierdzenia Zamawiającego w formie co najmniej dokumentowej.

9.         Wymagania wobec zakresu oferty

I.  Wymagana dotyczące dokumentacji

a)     graficzny i tekstowy opis infrastruktury proponowanego rozwiązania (wersje językowe PL),

b)     graficzny i tekstowy opis architektury proponowanego rozwiązania (wersje językowe PL),

c)     specyfikację techniczną rozwiązania (wersje językowe PL),

d)     prezentację (w dowolnej formie) pozwalającą na jak najlepsze zapoznanie się z oferowanym produktem (wersje językowe PL),

e)     uzupełniony plik: „Kwestionariusz 1.B02”,

f)       uzupełniony plik: „Tabela utrzymanie.xls”

g)     uzupełniony plik: „Lista myjni.xls”

II.   Wymagania dotyczące gwarancji / serwisu

1.     W ramach gwarancji / serwisu od Oferenta oczekiwane będzie:

a)            dostosowywanie rozwiązania do zmieniających się przepisów prawa oraz śledzenie tych zmian po stronie oferenta,

b)            rozwój i ulepszanie rozwiązania,

c)            usuwanie awarii

d)            opisanie systemu obsługi zgłoszeń wraz z możliwością śledzenia bieżących statusów zgłoszeń oraz raportowania historii i stanu aktualnego,

e)            obsługę zgłoszeń (pierwsza linia wsparcia) i rozwiązywanie problemów, w tym usuwanie błędów,

f)             przestrzeganie uzgodnionych parametrów świadczenia usługi,

g)            aktualizację urządzeń,

2.     Warunki serwisu producenta rozwiązania nie mogą zobowiązywać zamawiającego do zapłaty jakichkolwiek kar umownych, podatków, ceł, opłat administracyjnych, itp. dodatkowych w stosunku do ustalonych opłat serwisowych.

3.     Oferent powinien zaproponować pakiety utrzymaniowe zawierające informacje :

3.1  Pakiety dla serwisu sprzętu/rozwiązania.

a)     godziny pracy Help Desk [od hh:mm do hh:mm]

b)     godziny interwencji techników w sklepach [od hh:mm do hh:mm]

c)     czasu reakcji na zgłoszone anomalie z podziałem na:

ü  blokujące

ü  ważne

ü  drugorzędne

3.2  Czas na rozwiązanie anomalii z podziałem na:

ü  blokujące

ü  ważne

ü  drugorzędne

4.      Stopnia zapewnionej dostępności (wyrażonego w procentach) do oferowanego rozwiązania w skali roku.

Parametry wskazane w pkt. 3.1, 3.2 winny by wypełnione w pliku: „Tabela utrzymanie”.

9.    Kryteria oceny ofert

1.      Oferta będzie oceniana przez pryzmat ilości myjni i odkurzaczy możliwych do wdrożenia.

2.      Doświadczenie zespołu wdrożeniowego związanego z zakresem Zapytania (udokumentowane przedstawionymi referencjami z ostatniego okresu w zakresie odpowiadającym zapytaniu ofertowemu o podobnej skali na polskim rynku w branży myjni).

1.     referencje dostawcy  (z ostatniego okresu w zakresie odpowiadającym zapytaniu ofertowemu o podobnej skali na polskim rynku w branży myjni).

2.     dostępność zespołu wdrożeniowego.

3.     pełna zgodność oferowanego rozwiązania z prawem polskim, a także zapewnienie bezpłatnych aktualizacji prawnych i fiskalnych dostarczanych przed wymaganym (przez daną zmianę prawną) terminem. Śledzenie zmian zachodzących w polskim prawie leży w 100% po stronie dostawcy oferowanego rozwiązania – przez cały okres korzystania z produktu.

4.     warunki gwarancji i serwisu

10. Miejsce składania ofert oraz terminy związane z postępowaniem

1.   Rozpatrywane będą jedynie oferty złożone za pośrednictwem platformy zakupowej Open Nexus do dnia 20.07.2022 do godziny 10:00

2.   Oferty dostarczone po wskazanym terminie nie będą rozpatrywane.

3.   W przypadku pytań: 

- merytorycznych, proszę o kontakt poprzez przycisk w rogu formularza "Wyślij wiadomość"

- pytania związane z obsługą platformy, proszę kierować do Centrum Wsparcia Klienta platformy zakupowej Open Nexus od poniedziałku do piątku w dni robocze, w godzinach od  8:00 do 17:00.

·         tel. 22 101 02 02

·         e-mail: cwk@platformazakupowa.pl

4. Zamawiający dopuszcza możliwość spotkań online w terminie składania ofert w celu udzielania wyjaśnień Oferentom.

5. Wiadomości z platformy zakupowej mają charakter informacyjny.

6. Oficjalnym potwierdzeniem chęci realizacji zamówienia jest wysłanie zamówienia lub podpisanie umowy.