ZAPYTANIE OFERTOWE

ZAKUP KAS SAMOOBSŁUGOWYCH

WRAZ ZE WDROŻENIEM I WSPARCIEM DLA SKLEPÓW GRUPY MUSZKIETERÓW W POLSCE (INTERMARCHE, BRICOMARCHE)

Data: 11.03.2022

1.    Wstęp

Grupa Muszkieterów jest siecią handlową zrzeszającą 368 supermarketów, w tym 191 spożywczych Intermarche i 177 supermarketów typu „dom i ogród” Bricomarche, jak również 65 stacji benzynowych funkcjonujących przy wybranych sklepach.

Grupy Muszkieterów to franczyzowa, każdy ze sklepów jest niezależną spółką zarządzaną przez jej właściciela. Rolą centrali jest zapewnienie wsparcia w funkcjonowaniu sklepów.

https://muszkieterowie.pl

2.    Informacje dotyczące zapytania ofertowego

„ITM Polska” Sp. z o.o.  działająca w imieniu i na rzecz spółek centralnych Grupy Muszkieterów zaprasza Oferenta do złożenia oferty na zakup kas samoobsługowych wraz ze wdrożeniem i wsparciem dla sklepów Grupy Muszkieterów w Polsce (Intermarche, Bricomarche)

w zakresie i na warunkach określonych w niniejszym dokumencie.

Dokument jest przeznaczony dla firm zaproszonych do postępowania ofertowego na dostarczenie dokumentacji związanej z zapytaniem dla:

„ITM  Polska”  sp. z o.o.

Swadzim, ul. Św. Mikołaja 5

62-080 Tarnowo Podgórne

Niniejszy dokument stanowi własność Zamawiającego.

Kopiowanie i rozpowszechnianie tego dokumentu, jak również informacji w nim zawartych, w całości lub częściowo, w jakiejkolwiek formie, bez uprzedniej zgody Zamawiającego wyrażonej pod rygorem nieważności na piśmie jest zabronione. Zamawiający ma prawo zażądać, w dowolnym momencie, zwrotu wszystkich kopii niniejszego dokumentu.

3.    Przedmiot zapytania

Przedmiotem zapytania jest przestawienie oferty na zakup kas SCO, urządzeń (mebel wraz z osprzętem typu skanerowaga, waga kontrolna [wraz z oprogramowaniem], skaner, drukarka fiskalna itp.), sprzęt IT (komputer, monitor,  itp.), system operacyjny WINDOWS, wygrodzenie (bramki wyjściowe wraz ze skanerami kodów generowanych na paragonach), instalacja i utrzymanie.

Opcjonalnie do wyceny prosimy o zaproponowanie oprogramowania kas SCO wraz aplikacją asystenta do obsługi kas SCO oraz z integracją z obecnym systemem POS.

Celem zapytania ofertowego jest także określenia możliwości przeprowadzania przez Oferenta serwisu oferowanego sprzętu zgodnie z zapytaniem wykorzystywanego w sklepach [sprzęt kas SCO: fizyczne urządzenia (mebel wraz z osprzętem typu skanerowaga, waga kontrolna (wraz z oprogramowaniem), skaner, drukarka fiskalna itp.), sprzęt IT (komputer, monitor,  itp.), wygrodzenie (bramki wyjściowe wraz ze skanerami kodów generowanych na paragonach)].

Osobna propozycja w ofercie.

Zakładamy inne konfiguracje kas SCO dla sklepów Intermarche i Bricomarche jak również w zależności od rodzaju i wielkości sklepów przewidujemy różne zapotrzebowanie ilości kas SCO wynoszące od 2 do 8 kas na sklep.

4.    Cel dokumentu

Celem postępowanie jest zakup kas samoobsługowych wraz z wdrożeniem oraz wsparciem dla sklepów Grupy Muszkieterów w Polsce, tj. Intermarche i Bricomarche jak również opcjonalnie zakup oprogramowania kas SCO wraz z aplikacją asystent kas i wsparciem.

Biorąc powyższe pod uwagę poszukujemy kas, które gwarantują rozwiązania zapewniające dużą przyjemność korzystania, gdzie klient może dokonać zakupów bez zbędnych trudności z minimalnym zaangażowaniem personelu sklepu, pamiętając o zastosowaniu ograniczeń dla potencjalnych nadużyć dokonywanych podczas zakupów.

5. Informacje dotyczące poufności

Do obowiązków Oferenta w zakresie obowiązku zachowania poufności zastosowanie ma umowa o zachowaniu poufności z Oferentem. Oferenci będą poproszeni o podpisanie umowy o zachowanie poufności (NDA), która będzie wymagana na dalszym etapie postępowania.

Podpisany oryginał w dwóch egzemplarzach (ewentualnie jak występuje konieczność proszę załączyć wymagane pełnomocnictwo – dokumenty nie podpsuje osoba z reprezentacji z KRS) należy wysłać na adres:

ITM  POLSKA  sp. z o.o.

Swadzim, ul. Św. Mikołaja 5

62-080 Tarnowo Podgórne

Koniecznie z dopiskiem Łukasz Sobolewski

Skan podpisanej umowy o zachowaniu poufności NDA (ewentualnie jak występuje konieczność proszę załączyć wymagane pełnomocnictwo – dokumenty nie podpsuje osoba z reprezentacji z KRS) należy załączyć również na platformie w momencie składania oferty.

6.    Warunki udziału w postępowaniu

1.     Ofertę należy przygotować w języku polskim. Wiążącą wersją językową zapytania ofertowego jest dokument zapytania sporządzony w języku polskim. W przypadku, gdyby powstały tłumaczenia dokumentu zapytania w innym języku albo negocjacje językowe odbywały się w innym języku niż język polski, rozstrzygająca znaczenie ma zawsze wersja zapytania sporządzona w języku polskim oraz przepisy obowiązujące prawodawstwie polskim.

2.     Wykonawca powinien:

a.   posiadać uprawniania do wykonywania działalności lub czynności, jeśli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania.

b.  posiadać wiedzę i doświadczenie w zakresie dotyczącym realizacji przedmiotu zamówienia

c.   dysponować odpowiednim potencjałem technicznym oraz osobami zdolnymi do wykonywania zamówienia.

3.     Wykonawca oświadcza, że znajduje się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonywanie przedmiotu zamówienia. 

4.     Obligatoryjne załączniki do oferty: Kwestionariusz Dostawcy ( Kwestionariusz 3.B29 SCO ), aktualne dokumenty rejestrowe firmy: aktualny odpis dokumentacji KRS/CEIDG, NIP, REGON,  polisa ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej.

7.    Zastrzeżenia

1.   Postępowanie prowadzone jest przy zastosowaniu zasady konkurencyjności, tj. z zachowaniem zasady uczciwej konkurencji, efektywności, jawności i przejrzystości.

2.   Do niniejszego zapytania ofertowego nie mają zastosowania przepisy Ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. Prawo Zamówień Publicznych.

3.   Zapytanie nie jest podstawą do dochodzenia jakichkolwiek roszczeń w stosunku do spółki „ITM Polska” sp. z o.o. z siedzibą w Swadzimiu lub innych spółek centralnych należących do Grupy Muszkieterów w Polsce, wynikających z podjęcia decyzji lub działań w procesie składania ofert przez Oferenta.

4.   Wydatki poniesione przez Oferenta w związku z przygotowaniem oferty i odpowiedzią na zapytanie ofertowe (tzw. koszty przedstawienia oferty) nie są zwracane przez spółkę „ITM Polska”.

5.   Odpowiedź potencjalnego Dostawcy na zapytanie ofertowe nie zobowiązuje Spółki „ITM Polska” do akceptacji tej odpowiedzi w całości lub jej części.

6.   „ITM Polska” zastrzega sobie prawo do wycofania zapytania w dowolnym czasie.

7.   Akceptacja odpowiedzi Oferenta na zapytanie ofertowe nie powoduje żadnego zobowiązania Spółki „ITM Polska” w stosunku do potencjalnego Dostawcy, dopóki nie zostanie podpisana umowa handlowa.

8.   Wiążącą wersją językową zapytania ofertowego jest dokument zapytania sporządzony w języku polskim. W przypadku, gdyby powstały tłumaczenia dokumentu zapytania w innym języku albo negocjacje językowe odbywały się w innym języku niż język polski, rozstrzygająca znaczenie ma zawsze wersja zapytania sporządzona w języku polskim oraz przepisy obowiązujące prawodawstwie polskim.

9.   Termin ważności oferty musi wynosić: 180 dni.

10.  Warunki płatności :

a.     Termin płatności – nie krótszy niż 30 dni od daty dostarczenia poprawnie wystawionej faktury VAT w przypadku istniejących placówek handlowych Zamawiającego oraz obligatoryjnie 45 dni w przypadku nowo otwieranych placówek handlowych Zamawiającego.

b.     Płatność będzie realizowana przelewem po zrealizowaniu zamówienia oraz kompleksowo wykonanej usługi wraz z uruchomieniem oraz po podpisaniu dokumentu odbioru usługi (odebranie ostatecznego produktu usługi).

c.      Zakup kas SCO  planujemy przeprowadzić rozłożony w czasie w zależności od możliwości realizacji dostosowania zmian w sklepach Intermarche i Bricomarche

8.    Wymagania dotyczące oferty

1.   Oferta powinna być zatytułowana „Zakup kas samoobsługowych wraz ze wdrożeniem i wsparciem dla sklepów Grupy Muszkieterów w Polsce (Intermarche, Bricomarche)”.

2.   Oferent przygotuje propozycję w oparciu o wytyczne wynikające z  przekazanych materiałów oraz zgodnie z najlepszą wiedzą ekspercką, a także obowiązującymi przepisami.

3.   Informacje związane z postepowaniem Oferent przedstawi poprzez Platformę Zakupową Open Nexus, uzupełniając wskazane pola oraz obligatoryjnie wypełniając  Załączniki „SCO - Wymagania biznesowe Grupy Muszkieterów BM”, „SCO - wymagania biznesowe Grupy Muszkieterów IM” w formacie MS Excel, uzupełniając w plikach kolumny dla ułatwienia zaznaczone zielonym kolorem.

4.   Pola tabel muszą być wypełnione wymaganymi wartościami, nie dopuszcza się odesłań do innych części oferty lub załączników oferty. Oferty, których wersje elektroniczne zostaną dostarczone w innych formatach niż wymagane nie będą rozpatrywane.

5.   Cena winna być złożona w pliku „Oferta cenowa”

6.   Oferent zobowiązany jest załączyć do oferty karty katalogowe oraz atest proponowanych kas.

7.   Wykonawca zapewni serwis i magazyn części zamiennych na terenie Polski.

9.     Wymagania dotyczące Oferenta

1.     Prezentacja sprzętu przedstawionego przez Oferenta na wstępnym etapie,

2.     Udostępnienie sprzętu na testy w laboratorium w centrali Grupy Muszkieterów, Swadzim k. Poznania lub innego wskazanego miejsca przez Ostrewkę w kolejnych etapach postępowania,

3.     Udostępnienie sprzętu na testy na sklepie Grupy Muszkieterów po akceptacji testów w laboratorium,

4.     Demonstracyjna wersja programowania kas SCO do przetestowania rozwiązania Oferenta w przypadku ofertowania opcjonalnego oprogramowania kas SCO.

10.      Wymagania wobec zakresu oferty

I.  Wymagana dotyczące dokumentacji

a)     graficzny i tekstowy opis infrastruktury proponowanego rozwiązania (wersje językowe PL i ENG),

b)     graficzny i tekstowy opis architektury proponowanego rozwiązania (wersje językowe PL i ENG) – oprogramowanie wagi kontrolnej,

c)     w sytuacji ofertowania opcjonalnego oprogramowania SCO i aplikacji asystent SCO,  graficzny i tekstowy  opis architektury proponowanego rozwiązania (wersje językowe PL i ENG),

d)     specyfikację techniczną rozwiązania (wersje językowe PL i ENG),

e)     prezentację (w dowolnej formie) pozwalającą na jak najlepsze zapoznanie się z oferowanym produktem (wersje językowe PL i ENG),

f)       uzupełnione pliki (dla ułatwienia kolumny zaznaczone zielonym kolorem) „SCO - wymagania biznesowe Grupy Muszkieterów IM.xls”, „SCO - wymagania biznesowe Grupy Muszkieterów BM”.

g)     uzupełniony plik: „Kwestionariusz 3.B29 SCO”,

h)     uzupełniony plik: „Tabela utrzymanie SCO.xls”

i)       uzupełniony plik: DSSI - NAME OF THE PROVIDER - Provider Security Questionnaire  - ACCES DISTANT - v1_en_kor (w przypadku składania opcjonalnej oferty na oprogramowanie SCO,  po podpisaniu NDA – dokumentu o zachowanie poufności, oferent otrzymuje plik do uzupełnienia )

j)       uzupełniony plik: DSSI - NAME OF THE PROVIDER - Provider Security Questionnaire  - ON PREMISES - v1_en_kor (w przypadku składania opcjonalnej oferty na oprogramowanie SCO,  po podpisaniu NDA – dokumentu o zachowanie poufności, oferent otrzymuje plik do uzupełnienia )

II.   Wymagania dotyczące gwarancji / serwisu

a)     W ramach gwarancji / serwisu od Oferenta oczekiwane będzie ( w przypadku ofertowania opcjonalnego oprogramowania kas SCO):

b)     dostosowywanie systemu do zmieniających się przepisów prawa oraz śledzenie tych zmian po stronie oferenta,

c)     rozwój i ulepszanie systemu,

d)     usuwanie błędów i dostarczanie poprawionych wersji systemu,

e)     dostarczenie elektronicznego systemu obsługi zgłoszeń wraz z możliwością śledzenia bieżących statusów zgłoszeń oraz raportowania historii i stanu aktualnego,

f)       obsługę zgłoszeń (pierwsza linia wsparcia) i rozwiązywanie problemów, w tym usuwanie błędów,

g)     składanie wyjaśnień dotyczących funkcjonowania aplikacji,

h)     interwencyjne administrowanie środowiskiem testowym i produkcyjnym systemu ,

i)       wdrażanie produkcyjne i testowe nowych wersji systemu,

j)       przekazywanie na prośbę zamawiającego dostępów do baz danych, serwerów, innych narzędzi związanych z poprawnym funkcjonowaniem systemu,

k)       przestrzeganie uzgodnionych parametrów świadczenia usługi,

l)       przekazanie pakietu instalacyjnego umożliwiającego automatyczną instalację i aktualizację stanowisk kasowych kas SCO oraz warunków instalacji nowych punktów kasowych.

b)     Warunki serwisu producenta systemu nie mogą zobowiązywać zamawiającego do zapłaty jakichkolwiek kar umownych, podatków, ceł, opłat administracyjnych, itp. dodatkowych w stosunku do ustalonych opłat serwisowych.

c)     Oferent powinien zaproponować pakiety utrzymaniowe zawierające informacje :

3.1  Osobne pakiety dla opcjonalnego oprogramowania SCO oraz osobne pakiety dla serwisu sprzętu.

a)     godziny pracy Help Desk [od hh:mm do hh:mm]

b)     godziny interwencji techników w sklepach [od hh:mm do hh:mm]

c)     czasu reakcji na zgłoszone anomalie z podziałem na:

ü  blokujące

ü  ważne

ü  drugorzędne

3.2  Czas na rozwiązanie anomalii z podziałem na:

ü  blokujące

ü  ważne

ü  drugorzędne

d)     Stopnia zapewnionej dostępności (wyrażonego w procentach) do oferowanego Systemu POS w skali roku.

Parametry wskazane w pkt. 3.1, 3.2 winny by wypełnione w pliku: „Tabela utrzymanie SCO”.

III.  Wymagania dotyczące oprogramowania kas SCO wraz aplikacją asystenta do obsługi

1.      Zapytanie ofertowe dotyczy opcjonalnie systemu kas SCO, aplikacji asystenta kas SCO  i  możliwości zintegrowania jego z obecnym systemem e-commerce (osobny dla szyldu Intermarche oraz osobny dla Bricomarche), centralnym programem do obsługi promocji, płatności oraz lojalnościowym.

2.      Prosimy o wskazanie z jakimi rozwiązaniami (wskazanymi powyżej) oferowany system kas SCO współpracuje, jakie rozwiązania zaleca Oferent. Prośba o wymienienie systemów, z którymi Oferent jest zintegrowany.

3.      Wycenione opcjonalnie oprogramowanie kas SCO zostanie zainstalowane na urządzeniu proponowanym przez Oferenta. W późniejszym etapie zostanie doprecyzowany schemat komunikacji w ramach istniejącej platformy sprzętowej i systemowej sklepu.

4.      Opcjonalnie wyceniana aplikacja kas SCO musi komunikować się z obecnym programem kasowym (POS). Szczegóły interface’ów będą  doprecyzowane w trakcie spotkań.

5.      Opcjonalnie wyceniane oprogramowanie kas SCO musi współpracować z obecnym serwerem (lub usługą) obsługi płatności kartowych oraz transakcji elektronicznych ( obecnie ASERV ),  umożliwiających autoryzacje z dowolnym operatorem w Polsce.

6.      W sytuacji składania oferty na opcjonalne oprogramowanie kas SCO oraz aplikację asystent kas SCO wymagane jest udzielenie odpowiedzi przez Oferentów w zakresie bezpieczeństwa i architektury wg. standardów Grupy Muszkieterów, wg. plików zamieszczonych w folderze: „bezpieczeństwo” do daty złożenia oferty (oferent otrzymuje plik do uzupełnienia bezpieczeństwo oraz architekturę, po podpisaniu NDA – dokumentu o zachowanie poufności ).

9.    Kryteria oceny ofert

1.      Oferta będzie oceniana przez pryzmat ilości możliwych do spełnienia wymagań przedstawionych w załączniku „SCO - wymagania biznesowe Grupy Muszkieterów IM.xls”, „SCO - wymagania biznesowe Grupy Muszkieterów BM”.

2.      doświadczenie zespołu wdrożeniowego związanego z zakresem Zapytania (udokumentowane przedstawionymi referencjami z ostatniego okresu w zakresie odpowiadającym zapytaniu ofertowemu o podobnej skali na polskim rynku w branży spożywczej oraz dom i ogród - DIY).

1.     referencje dostawcy  (z ostatniego okresu w zakresie odpowiadającym zapytaniu ofertowemu o podobnej skali na polskim rynku w branży spożywczej oraz dom i ogród - DIY).

2.     dostępność zespołu wdrożeniowego.

3.     w przypadku ofertowania opcjonalnego oprogramowania kas SCO, nadrzędnym wymaganiem jest konieczność wpasowania tego systemu w istniejącą infrastrukturę i jego integracja z pozostałymi systemami i aplikacjami obecnymi w Grupie Muszkieterów – wdrożenie nowego kas SCO, nie powinno wymuszać istotnych zmian programistycznych w aktualnie używanych systemach i aplikacjach.

4.     pełna zgodność oferowanego rozwiązania z prawem polskim, a także zapewnienie bezpłatnych aktualizacji prawnych i fiskalnych dostarczanych przed wymaganym (przez daną zmianę prawną) terminem. Śledzenie zmian zachodzących w polskim prawie leży w 100% po stronie dostawcy oferowanego oprogramowania – przez cały okres korzystania z produktu.

5.     warunki gwarancji i serwisu

10. Miejsce składania ofert oraz terminy związane z postępowaniem

1.   Rozpatrywane będą jedynie oferty złożone za pośrednictwem platformy zakupowej Open Nexus do dnia 25.03.2022 do godziny 10:00

2.   Oferty dostarczone po wskazanym terminie nie będą rozpatrywane.

3.   W przypadku pytań: 

- merytorycznych, proszę o kontakt poprzez przycisk w rogu formularza "Wyślij wiadomość"

- pytania związane z obsługą platformy, proszę kierować do Centrum Wsparcia Klienta platformy zakupowej Open Nexus od poniedziałku do piątku w dni robocze, w godzinach od  8:00 do 17:00.

·         tel. 22 101 02 02

·         e-mail: cwk@platformazakupowa.pl

4. Zamawiający dopuszcza możliwość spotkań online w terminie składania ofert w celu udzielania wyjaśnień Oferentom.

5. Wiadomości z platformy zakupowej mają charakter informacyjny.

6. Oficjalnym potwierdzeniem chęci realizacji zamówienia jest wysłanie zamówienia lub podpisanie umowy.